Persoonlijke bestanden - bewaartermijnen van documentatie met betrekking tot tewerkstelling

Onderhoud

Op 1 januari 2019 is de wet van 10 januari 2018 tot wijziging van bepaalde wetten in verband met de verkorting van de bewaartermijn van personeelsdossiers en hun e-elektronisering in werking getreden (Staatsblad van 13 februari 2018, punt 357). Per die datum verandert de tot nu toe geldende bewaartermijn van personeelsdossiers van 50 jaar naar 10 jaar. Dit geldt automatisch voor alle personen die na 31 december 2018 in dienst zullen treden. De persoonsdossiers van deze personen worden door de werkgever slechts 10 jaar bewaard.

Persoonlijke dossiers van personen in dienst na 31 december 2018 worden door de werkgever bewaard voor een periode van 10 jaar.

Persoonlijke bestanden - wat is er veranderd sinds 2019?

De verkorting van de bewaartermijn van werknemersdocumentatie is een belangrijke versoepeling voor werkgevers, omdat de tot nu toe geldende 50-jarige bewaartermijn van personeelsdossiers van werknemers vooral verband hield met de kosten van hun opslag, bescherming tegen vernietiging e.d. In deze situatie dient de werkgever 10 jaar na afloop van het kalenderjaar, waarin de arbeidsverhouding is geëindigd, aan het einde van de kalendermaand volgend op het verstrijken van de bewaartermijn werknemer zijn persoonsdossiers te verstrekken. documentatie. Indien de werknemer zijn documentatie niet binnen deze termijn ophaalt, is de werkgever verplicht de persoonsdossiers te vernietigen binnen 12 maanden na de deadline voor ophaling. Tot de vernietiging kan de werknemer te allen tijde zijn documentatie bij de voormalige werkgever ophalen. De wijzigingen die de bovengenoemde wet in de Arbeidswet invoert, brengen ook een extra verplichting voor de werkgever met zich mee. Alle personen die na 31 december 2018 in dienst zijn, moeten samen met het arbeidsattest een afzonderlijk document overleggen - informatie over de bewaartermijn van zijn persoonlijke bestanden, met vermelding van de exacte bewaartermijn en de datum van ontvangst van deze documenten.

De werkgever moet informatie over de bewaartermijn van persoonsdossiers toevoegen aan de arbeidsattesten van personen die in dienst zijn na 31 december 2018 en de exacte datum van ontvangst en informatie verstrekken wanneer de persoonsdossiers vernietigd zullen worden.

Bovenstaande situatie is van toepassing op werkgevers die er niet voor hebben gekozen om de methode voor het elektronisch bijhouden van de personeelsadministratie te wijzigen en toch hun werknemersdossiers op papier te bewaren. In deze situatie bewaren ze bestanden van alle werknemers die tot 31 december 2018 in dienst waren gedurende 50 jaar en van degenen die na die datum in dienst waren - gedurende 10 jaar.

Laten we u eraan herinneren dat de werkgever vanaf 1 januari 2018 een keuze heeft - hij kan bij de oude regels blijven en de werknemersdossiers 50 jaar in papieren versie bewaren, of hij kan overschakelen naar e-bestanden en persoonlijke bestanden bewaren in elektronische versie voor 10 jaar. Helaas geldt deze mogelijkheid niet voor alle medewerkers. Een werkgever kan alleen kiezen voor een elektronische versie en een verkorte bewaartermijn voor werknemers in dienst genomen na 1 januari 1999. Gegevens van werknemers die voor die datum in dienst zijn genomen, moeten nog 50 jaar worden bewaard. Dit is te wijten aan het feit dat pas vanaf 1 januari 1999 werknemersbijdragen worden geregistreerd met behulp van het Płatnik-programma.

Persoonlijke dossiers van werknemers die vóór 1 januari 1999 in dienst waren, moeten nog 50 jaar worden bewaard.

Aan welke verplichtingen jegens ZUS moet de werkgever voldoen om de bewaartermijn van persoonsdossiers van werknemers in dienst in de periode van 1 januari 1999 tot en met 31 december 2018 te verkorten?

Om de bewaartermijn van persoonlijke bestanden van werknemers in dienst van 1 januari 1999 tot 31 december 2018 te verkorten, is het noodzakelijk om:

  • bij ZUS een intentieverklaring indienen om ZUS OSW-informatierapporten in te dienen,
  • het ZUS RIA-informatierapport indienen bij ZUS.

De OSW-verklaring kan te allen tijde door de werkgever worden ingediend. Hij kan ze ook op elk moment intrekken, op voorwaarde dat hij het ZUS RIA-informatierapport nog niet heeft ingediend.

Start een gratis proefperiode van 30 dagen zonder verplichtingen!

Wanneer moet de ZUS RIA-melding worden ingediend?

De deadline voor het indienen van de ZUS RIA-melding is afhankelijk van de datum van beëindiging van de arbeidsovereenkomst met de werknemer en uitschrijving van de sociale verzekering op het formulier ZUS ZWUA:

  • als de werknemer is uitgeschreven bij ZUS voordat de werkgever een intentieverklaring heeft ingediend om informatierapporten ZUS OSW in te dienen, is de deadline voor het indienen van het ZUS RIA-formulier 1 jaar vanaf het indienen van ZUS OSW;
  • indien de werknemer het werk heeft beëindigd nadat de werkgever het formulier ZUS OSW heeft ingediend, dient het document ZUS RIA samen met de uitschrijving van de werknemer op het formulier ZUS ZWUA te worden overlegd;
  • bovendien moet de ontslagen werknemer het ZUS RIA-formulier op papier krijgen en 10 jaar na het indienen van het ZUS RIA-rapport moeten documenten met betrekking tot zijn dienstverband aan de ontslagen werknemer worden verstrekt.

De ZUS RIA-melding kan door de werkgever niet alleen voor de werknemer worden ingediend, maar ook voor de persoon die arbeid verricht op grond van de machtigingsovereenkomst, agentuurovereenkomst en andere overeenkomst waarop de bepalingen van de machtigingsovereenkomst van toepassing zijn conform het Burgerlijk Wetboek. Code.

De ZUS RIA-melding kan worden ingediend voor de werknemer en de opdrachtnemer.

Welke gegevens moet de werkgever aan ZUS RIA verstrekken?

In het ZUS RIA-rapport dient de werkgever het volgende aan te tonen:

  • uitbetaald inkomen dat nodig is om de grondslag voor de berekening van het ouderdoms- of arbeidsongeschiktheidspensioen vast te stellen - voor de kalenderjaren in de periode van 1 januari 1999 tot en met 31 december 2018;
  • periodes van onderwijswerk in de gespecificeerde hoeveelheid leerplicht - voor de periode van 1 januari 1999 tot 31 december 2018;
  • perioden van uitvoering en arbeidstijd onder bijzondere voorwaarden of van bijzondere aard (werken vermeld in de oude lijsten) - voor de periode van 1 januari 1999 tot 31 december 2008;
  • perioden van uitvoering en arbeidstijd onder bijzondere voorwaarden of van bijzondere aard (werken vermeld in de nieuwe lijsten) - voor de periode van 1 januari 1999 tot 31 december 2008;
  • datum, procedure van beëindiging van de laatste arbeidsverhouding, rechtsgrond voor beëindiging of afloop van de laatste arbeidsverhouding of dienstverhouding en informatie op wiens initiatief de arbeidsverhouding werd beëindigd;
  • informatie of de werknemer recht had op een kolentoeslag of een geldequivalent voor de kolentoeslag tijdens het dienstverband bij het spoor.

Door het ZUS RIA-document bij ZUS in te dienen voor een voormalige werknemer of aannemer verandert de bewaartermijn van 50 naar 10 jaar, niet alleen van persoonlijke bestanden, maar ook van andere documenten die voorheen 50 jaar moesten worden bewaard, zoals loonlijst, loonkaarten of anders waren de documenten op basis waarvan de bezoldiging werd betaald en daarmee samenhangend, voor ZUS de basis geweest om de hoogte van het arbeidsongeschiktheidspensioen of ouderdomspensioen vast te stellen.

Het indienen van ZUS RIA verkort ook de bewaartermijn van loonlijsten, loonkaarten en andere documenten die nodig zijn voor de juiste vaststelling van de beloning die de basis vormt voor de berekening van het ouderdoms- of arbeidsongeschiktheidspensioen.

Als de werkgever het ZUS RIA-document bij uitschrijving niet verstrekt - en laat ons u eraan herinneren dat hij 7 dagen heeft om dit te doen vanaf de beëindiging van de arbeidsrelatie of de beëindiging van het mandaatcontract - dan moet hij nog steeds persoonlijke dossiers, salarisadministratie en beloningsdossiers voor een periode van 50 jaar.

De werkgever moet er ook aan denken dat er momenten zijn dat hij de personeelsadministratie 50 jaar moet bewaren. Dit is het geval als de werknemer:

  • in de periode van 1 januari 1999 tot en met 31 december 2018 voor het eerst is ingeschreven voor de sociale verzekeringen, maar de werkgever het ZUS RIA-informatierapport niet voor hem bij ZUS heeft ingediend;
  • hij was vóór 1 januari 1999 ingeschreven voor de sociale zekerheid (ook als hij na 31 december 1998 het dienstverband voortzette);
  • hij voor de werkgever mijnbouwwerkzaamheden heeft verricht of met mijnbouw gelijkgestelde werkzaamheden heeft verricht, dan wel als mijnbouwwerkzaamheden heeft aangemerkt.