Annulering van facturen - wanneer is het mogelijk?

Servicebelasting

Elke ondernemer maakt wel eens een fout bij het uitreiken van een factuur. Zo'n fout wordt dan gecorrigeerd door een specifiek document op te stellen - correctie. In sommige situaties is het mogelijk om een ​​factuur te annuleren. Zoek uit onder welke omstandigheden dit kan en wanneer een correctie nodig is.

Welk document om fouten op een btw-factuur te corrigeren?

Fouten op facturen worden gecorrigeerd door middel van een passend correctiedocument. In een situatie waarin de fout in de factuur het beschrijvende deel ervan betreft en het transactiebedrag niet verandert, wordt in de regel een correctienota of een factuur ter correctie van formele gegevens uitgegeven. In dit geval kan de fout betrekking hebben op:

  • Uitgavedatum,
  • namen en adressen van de verkoper en koper,
  • NIP-nummer van beide belastingplichtigen,
  • de datum van de levering of voltooiing van de levering van goederen of de uitvoering van de dienst of de datum van ontvangst van de betaling,
  • de naam van het goed of de dienst.

De correctienota wordt uitgegeven door de koper van de goederen of dienst en vervolgens doorgestuurd naar de verkoper. Deze laatste aanvaardt de wijzigingen, ondertekent beide exemplaren van de correctienota en een van hen stuurt de nota terug naar de uitgever. Wanneer er echter een fout op de factuur wordt gevonden, geeft de verkoper een factuur uit waarin de formele gegevens worden gecorrigeerd om deze te corrigeren - deze kan worden gebruikt om wijzigingen aan te brengen in het beschrijvende deel van de originele factuur. De factuur die de formele gegevens corrigeert, maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de gegevens van de koper van de goederen of dienst volledig te wijzigen.

Als de fout op de factuur echter betrekking heeft op de factuurwaarde-items, bijvoorbeeld het nettobedrag, het btw-tarief of het brutobedrag, moet de verkoper een correctiefactuur uitreiken. Op grond van art. 106j. paragraaf 1 van de btw-wet moet ook worden opgesteld in een situatie waarin:

  • korting is verleend,
  • kortingen en prijsverlagingen werden verleend,
  • goederen en verpakking zijn geretourneerd,
  • de betaling geheel of gedeeltelijk is terugbetaald,
  • de prijs is verhoogd of er is een fout geslopen in de prijs, het tarief, het belastingbedrag of een ander item op de factuur.

Wanneer kan ik een factuur annuleren?

Annulering van een factuur is mogelijk als aan twee voorwaarden is voldaan:

  • de transactie is niet voltooid,
  • de btw-factuur is niet in de legale circulatie gekomen, d.w.z. de ontvanger heeft deze niet ontvangen.

De annulering van een factuur vindt meestal plaats bij het doen van een rembours-postorderverkoop. Vervolgens stuurt de verkoper de factuur samen met de goederen. Als de ontvanger de zending echter niet accepteert en niet betaalt, worden de goederen samen met de factuur teruggestuurd naar de verkoper. Hierdoor is er geen verkoop en ontstaat er dus ook geen fiscale verplichting (die ontstaat op het moment van verkoop). Want als de transactie is gelukt, is het niet mogelijk om de factuur te annuleren.

Geen betaling en annulering van de verkoopfactuur

Zoals reeds aangegeven, kan een factuur alleen worden geannuleerd in het geval dat de geregistreerde verkoop niet zou plaatsvinden en de factuur niet in legale circulatie zou komen (deze is niet aan de koper overgedragen). Anders kan de factuur niet worden geannuleerd. Veel verkopers vragen zich echter vaak af of het mogelijk is om een ​​factuur te annuleren als de koper de betalingsverplichting ontloopt of helemaal niet accepteert. Opgemerkt moet worden dat het niet accepteren van de factuur of de betaling van het verschuldigde bedrag door de koper niet toestaat dat de factuur wordt geannuleerd. Als de service of levering van de goederen daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, betekent dit dat de factuur het incident documenteert en dus niet kan worden geannuleerd. Een dergelijk standpunt werd bevestigd door de directeur van de nationale belastinginformatie in de individuele fiscale ruling van 21 maart 2019, 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ, waarin hij specificeerde dat:
Annulering van facturen moet uitzonderlijk worden behandeld en alleen worden gebruikt wanneer dat nodig is. Bovendien moet de belastingplichtige de nodige zorgvuldigheid betrachten bij het documenteren van de economische gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan. In het geval van annulering van de factuur, moet de verkoper (uitgever van de factuur) in zijn documentatie zowel een kopie als het origineel van het verkoopdocument hebben met een aantekening die de factuur ongeldig maakt, waardoor heruitgifte en gebruik ervan wordt voorkomen. Daarom is de annulering van de factuur alleen van toepassing op die gevallen waarin de factuur de activiteit documenteert die feitelijk niet is uitgevoerd”.

Daarom moet de uitvoering van een dienst of levering van goederen aan de contractant worden gedocumenteerd met een factuur, terwijl het uitblijven van betaling geen grond is voor annulering.

Annulering van facturen - hoe correct te doen?

Een ondernemer die een factuur wil annuleren, moet er rekening mee houden dat de chronologie van de nummering van verkoopdocumenten niet mag worden verstoord. Om een ​​factuur te annuleren:

  • doorstreep beide exemplaren van de geannuleerde factuur,
  • bij de factuur een omschrijving voegen waarin staat dat de factuur is geannuleerd, alsmede de datum en handtekening van de tot afgifte bevoegde persoon.

U kunt ook een reden opgeven voor het annuleren van de factuur.

De annulering van een factuur, hoewel deze niet onderworpen is aan de boekhouding, moet bij de boekhouding van het bedrijf worden bewaard. Start een gratis proefperiode van 30 dagen zonder verplichtingen!

Opname van de geannuleerde factuur in de btw-aangifte

In een situatie waarin de geannuleerde factuur in de btw-aangifte is opgenomen, is de belastingplichtige verplicht een correctie van de btw-aangifte in te dienen, waardoor het te hoog opgegeven bedrag aan verschuldigde belasting wordt gewijzigd. Vermeldenswaard is dat deze situatie ook samenhangt met de verplichting om een ​​JPK btw-correctie in te dienen.

De belastingplichtige moet er echter rekening mee houden dat annulering van een factuur slechts in uitzonderlijke omstandigheden mogelijk is. De Belastingdienst stemt in met het annuleren van facturen, maar dit mag alleen in bijzondere gevallen.

Annulering van een factuur in het wfirma.pl-systeem

Belastingbetalers die gebruik maken van het wfirma.pl-systeem, verkoopfacturen uitgeven en er de boekhouding mee bijhouden, kunnen een uitgaande verkoopfactuur snel en eenvoudig annuleren. Om de uitgegeven factuur te annuleren, klikt u op het nummer ervan in het tabblad INKOMSTEN »VERKOOP en selecteert u in het geopende venster de optie WIJZIG» FACTUUR ANNULEREN in het bovenste menu.


De aldus geannuleerde factuur wordt niet opgenomen in de KPiR en het BTW-register.