Factuurelementen - welke gegevens moeten op de factuur worden vermeld?

Servicebelasting

Een factuur is een document in papieren of elektronische vorm dat de gegevens bevat die vereist zijn door de btw-wet en de op basis daarvan uitgevaardigde regelgeving. Documenten die niet alle door de wet vereiste elementen bevatten, kunnen niet als facturen worden beschouwd en kunnen daarom niet de basis vormen voor belastingaftrek. Wat moet u op uw facturen vermelden om aan de regelgeving te voldoen? Met welke elementen van facturen moet rekening worden gehouden?

Er zijn verschillende soorten facturen in juridische transacties en elk van hen moet specifieke gegevens bevatten. Waarom is het de moeite waard om ze te kennen? In de praktijk hebben ondernemers meestal niet de tijd en vooral de bereidheid om de exacte elementen van facturen te kennen, vertrouwend op de facturatieprogramma's die ze gebruiken of de kennis van hun accountants. Het probleem is dat computerprogramma's helaas niet altijd worden verfijnd, en vaak worden de noodzakelijke updates niet uitgevoerd na wijzigingen in de regelgeving en komt het voor dat ze de invoer van bepaalde gegevens die mogelijk nodig zijn, niet "dwingen".

In het geval van accountants moet er helaas rekening mee worden gehouden dat ze de fouten van ondernemers niet altijd hoeven op te merken, vooral wanneer ze geen ervaring, boekhoudpraktijk of zelfs betrouwbare kwalificaties hebben (vooral na de deregulering van het accountantsberoep ).

De regels voor facturering worden beheerst door Art. 106-108 van de Wet op de Belasting Toegevoegde Waarde.

Elementen van btw-facturen

Op grond van de bepalingen van de Wet op de belasting op goederen en diensten, art. 106e alinea. 1 factuur dient minimaal te bevatten:

  • Uitgavedatum,

  • een opeenvolgend nummer gegeven binnen een of meer reeksen die het uniek identificeert,

  • namen en achternamen of de naam van de belastingplichtige en koper van goederen of diensten en hun adressen,

  • het nummer waarmee de belastingplichtige voor belastingdoeleinden wordt geïdentificeerd,

  • het nummer waarmee de koper van goederen of diensten wordt geïdentificeerd voor belastingdoeleinden of belasting over de toegevoegde waarde waaronder hij de goederen of diensten heeft ontvangen,

  • de datum van de levering of voltooiing van de levering van goederen of de uitvoering van de dienst of de datum van ontvangst van de betaling, indien deze vóór de verkoop heeft plaatsgevonden, op voorwaarde dat deze datum is gespecificeerd en afwijkt van de factuurdatum,

  • naam (soort) goederen of diensten,

  • maat en hoeveelheid (aantal) geleverde goederen of omvang van verleende diensten,

  • eenheidsprijs van een goed of dienst zonder het belastingbedrag (netto eenheidsprijs),

  • het bedrag van eventuele prijskortingen of -kortingen, ook in de vorm van een vervroegde betalingskorting, tenzij deze in de netto eenheidsprijs zijn begrepen,

  • waarde van de geleverde goederen of verrichte diensten, gedekt door de transactie zonder het belastingbedrag (nettoverkoopwaarde),

  • belastingtarief,

  • de som van de netto verkoopwaarde met de verdeling in verkopen onderworpen aan individuele belastingtarieven en vrijgestelde verkopen,

  • het bedrag van de belasting op de som van de netto verkoopwaarde, uitgesplitst naar bedragen die verband houden met individuele belastingtarieven,

  • het totaal verschuldigde bedrag.

Aandacht!

De "datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is uitgevoerd" hoeft niet noodzakelijk op de factuur te staan. De zinsnede "datum van levering van goederen of uitvoering van een dienst" is hetzelfde als "datum van verkoop", "datum van levering" of "datum van verrichte dienst", op voorwaarde dat deze data daadwerkelijk verwijzen naar de datum waarop de levering of dienst werd uitgevoerd.

In de praktijk is een veel voorkomende fout het ontbreken van de verkoopdatum op de factuur.

Aanvullende elementen van btw-facturen

Op grond van art. 106e alinea. 1 van de btw-wet, moeten facturen in bepaalde situaties ook informatie bevatten zoals:

  • contante methode - met betrekking tot kleine ondernemers die hebben gekozen voor de contante methode voor het afwikkelen van belasting op goederen en diensten,

  • zelffacturering - wanneer de koper van de goederen namens de verkoper een factuur uitgeeft,

  • verlegging - de verleggingsregeling bestaat erin de btw-vereffeningsverplichting naar de koper te verschuiven. Bijlage 11 bij de btw-wet bevat een volledige lijst van goederen die onderworpen zijn aan verlegging in binnenlandse transacties. Daarnaast is sinds 2017 bijlage 14 toegevoegd, waarin de catalogus van bouwdiensten onder verleggingsregeling staat vermeld (indien de verkoper diensten als onderaannemer verricht). Bovendien is de verleggingsregeling van toepassing bij verkoop aan exploitanten in de Unie op grond van art. 28b van de btw-wet,

  • margeprocedure voor reisbureaus - in het geval van het verlenen van reisdiensten, waarbij de heffingsgrondslag het bedrag van de marge is,

  • Margeregeling - Gebruikte goederen / Margeregeling - Verzamelaars en antiek / Margeregeling - Kunstvoorwerpen - voor tweedehands goederen, verzamelobjecten, antiek en kunstwerken waarvan de belastbare grondslag gelijk is aan het bedrag van de marge.

Elementen van facturen zonder btw

Vanaf 2014 kunnen btw-vrijgestelde belastingplichtigen ook facturen uitreiken, die uiteraard niet het btw-bedrag vermelden.

De basiselementen van facturen zonder btw (vrijstelling vanwege de omzetgrens) moeten gegevens bevatten zoals:

  • Uitgavedatum,

  • volgnummer met continuïteit van nummering,

  • namen en achternamen of namen van de belastingplichtige en koper van goederen of diensten, evenals hun adressen,

  • vermelding van de naam of het soort waren/dienst,

  • maat en hoeveelheid (aantal) geleverde goederen of omvang van verleende diensten,

  • de eenheidsprijs van goederen of diensten,

  • het totaal verschuldigde bedrag.

Dit zijn niet alle elementen die volgens art. 106e alinea. 1 punt 19 van de btw-wet, moeten belastingplichtigen die zijn vrijgesteld van btw (met één uitzondering) ook het volgende omvatten:

  • bepaling van de op grond van de handeling gestelde handeling of handeling op grond waarvan de belastingplichtige de belastingvrijstelling toepast of

  • een bepaling van de richtlijn die een dergelijke levering van goederen of diensten vrijstelt of

  • een andere rechtsgrondslag die aangeeft dat de levering van goederen of diensten is vrijgesteld.

Aandacht!

Er is een uitzondering op de bovenstaande regel en deze is van toepassing op belastingplichtigen die profiteren van de onderworpen btw-vrijstelling (d.w.z. vanwege het feit dat de omzetgrens niet hoger is dan 200.000 PLN).

Op grond van de regeling van de minister van Financiën van 3 december 2013 betreffende het uitreiken van facturen bij een subjectieve vrijstelling (op grond van artikel 113 van de btw-wet) hoeft de grondslag voor de vrijstelling niet inhoudelijk te worden de uitgereikte factuur.

Op de factuur zonder btw wordt weggelaten:

  • het nummer waarmee de koper van goederen of diensten wordt geïdentificeerd voor de belasting of belasting over de toegevoegde waarde waaronder hij de goederen of diensten heeft ontvangen, en het eventuele btw-EU-nummer;

  • BELASTINGTARIEVEN;

  • belastingbedragen over de som van de netto verkoopwaarde, uitgesplitst naar bedragen die verband houden met individuele belastingtarieven.

Elementen van een vereenvoudigde factuur

Vanaf 1 januari 2013 hebben actieve en vrijgestelde btw-plichtigen de mogelijkheid om de zogenaamde vereenvoudigde facturen als het aankoopbedrag niet hoger is dan 100 EUR of 450 PLN.

Aandacht!

Een vereenvoudigde factuur kan niet worden uitgereikt voor verkopen aan niet-zakelijke natuurlijke personen die een factuur aanvragen.

De belastingplichtige is niet verplicht om een ​​vereenvoudigde factuur uit te reiken, en zelfs kleine bedragen kunnen worden gedocumenteerd met een gewone factuur.

Elementen van de vereenvoudigde factuur die het volgende moeten bevatten:

  • Uitgavedatum,

  • de datum van totstandkoming of voltooiing van de levering van goederen of diensten, indien deze datum afwijkt van de datum van afgifte,

  • een volgnummer dat de factuur uniek identificeert,

  • naam, voornaam of naam van de belastingplichtige en zijn adres,

  • nummers waarmee de verkoper en de koper kunnen worden geïdentificeerd voor belasting over de toegevoegde waarde,

  • Naam van product of dienst,

  • de bedragen van kortingen en eerder ontvangen vorderingen, indien deze in de netto eenheidsprijs zijn opgenomen,

  • BTW tarieven,

  • totaal verschuldigd bedrag.

Een vereenvoudigde factuur, in overeenstemming met Art. 106e alinea. 5 punt 3 hoeft geen informatie te bevatten zoals:

  • voor- en achternaam of namen van de koper en zijn adres,

  • maten en hoeveelheid geleverde goederen of omvang van geleverde diensten,

  • netto eenheidsprijs van een goed of dienst,

  • nettowaarde van geleverde goederen of verleende diensten,

  • het bedrag van de belasting.

Er mag geen vereenvoudigde factuur worden opgesteld om te documenteren:

  • levering van goederen of diensten voor mensen die geen zakelijke activiteiten uitoefenen,

  • postorderverkoop vanuit het grondgebied van het land en postorderverkoop binnen het grondgebied van het land,

  • intracommunautaire leveringen van goederen,

  • leveringen van goederen of diensten die aan belasting zijn onderworpen op het grondgebied van een andere EU-lidstaat dan Polen, waar de koper die aansprakelijk is voor de betaling van de belasting over de toegevoegde waarde de koper is en de factuur die deze activiteiten documenteert niet door die koper of koper van de dienst is afgegeven op namens en ten behoeve van de belastingplichtige.

Deadline voor het uitgeven van facturen

Als algemene regel geldt dat zowel actieve btw-betalers als belastingvrije belastingplichtigen een factuur moeten uitreiken vóór de 15e van de maand die volgt op de maand van levering van goederen of verrichting van diensten. Facturen kunnen ook 30 dagen voor:

  • levering van goederen of het verrichten van een dienst of

  • het ontvangen, voorafgaand aan de levering van goederen of het verrichten van een dienst, van het geheel of een deel van de betaling.

Dus in de regel kan een factuur worden uitgegeven tot 30 dagen vóór de service / levering van goederen of ontvangst van de betaling of daarna - uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand.

In sommige gevallen heeft de wetgever een specifieke maximale termijn gesteld voor het uitreiken van een factuur. Volgens de bepalingen moet de factuur uiterlijk worden uitgereikt:

  1. Op de 30e dag vanaf de datum van uitvoering van de diensten - in het geval van constructie- en constructie- en montagediensten,

  2. De 60e dag vanaf de datum van levering van de goederen - in het geval van levering, onder meer gedrukte boeken,

  3. 90e dag vanaf de dag van het uitvoeren van de werkzaamheden - in het geval van het verrichten van werkzaamheden bestaande uit onder meer het drukken boeken,

  4. Bij het verstrijken van de betalingstermijn - onder andere bij levering elektriciteit en warmte en de levering van telecommunicatiediensten,

Belangrijk!

In een situatie waarin de ondernemer niet of te laat een factuur uitreikt, is er geen belastingvrijstelling. Deze verplichting ontstaat na het verstrijken van de factuurdatum. Als dit tijdstip niet wettelijk is bepaald, ontstaat de btw-verplichting na het verstrijken van de betalingstermijn.

Elementen van pro forma facturen

Pro forma facturen roepen veel twijfel op bij ondernemers. Opgemerkt moet worden dat pro forma facturen slechts handelsdocumenten zijn die het bewijs kunnen zijn van een afgesloten transactie. Ze vormen echter geen boekhoudkundige documenten en kunnen niet worden geboekt en ingeschreven in btw-registers.

Dit standpunt is officieel bevestigd door het ministerie van Financiën. Na het doorvoeren van wijzigingen in de elementen die op facturen moeten worden opgenomen, ontstond er een mediastorm over het risico om een ​​pro forma factuur als btw-factuur te herkennen. In verband met de publiciteit van deze zaak heeft het ministerie van Financiën een communiqué gepubliceerd waarin wordt bevestigd dat de pro forma geen factuur is, maar slechts een commercieel aanbod.

Aandacht!

Om het risico te vermijden dat de pro forma door de koper verkeerd geïnterpreteerd wordt als een factuur die recht geeft op btw-aftrek, zet u er best uw NIP-nummer niet op.