Hoe behoudt u het recht op btw-aftrek na diefstal van facturen?

Servicebelasting

De diefstal van bedrijfsdocumenten is een problematische toevallige gebeurtenis die de belastingplichtige niet ontslaat van de verplichting deze te hebben. In de praktijk betekent dit dat bij verlies van bijvoorbeeld facturen op basis waarvan eerder btw is afgetrokken, de ondernemer verplicht is om direct de gehele documentatie te herstellen. Hoe behoudt u het recht op btw-aftrek na diefstal van facturen? Rekening!

Op grond van de verordening van de minister van Financiën van 28 november 2008 betreffende de belastingaangifte, de facturering, de wijze van opslag en de lijst van goederen en diensten waarop de btw-vrijstelling niet van toepassing is, zijn alle belastingplichtigen verplicht originelen en kopieën te bewaren facturen en correctiefacturen voor een periode van 5 jaar. Deze termijn wordt de verjaringstermijn genoemd en begint te tellen aan het einde van het kalenderjaar waarin de documenten zijn afgegeven. Gedurende deze tijd kan de bevoegde controlerende autoriteit de belastingplichtige verzoeken om de documentatie te verstrekken om na te gaan of deze overeenstemt met de documenten die aan het kantoor zijn voorgelegd. Bovendien geeft artikel 62 van het Fiscaal Wetboek van Strafrecht aan dat een belastingplichtige die de bovengenoemde regeling niet naleeft, een boete krijgt van maximaal 180 dagtarieven.

In deze situatie moet een ondernemer die om wat voor reden dan ook de documentatie met facturen is kwijtgeraakt, deze zelf opnieuw samenstellen. Neem hiervoor contact op met uw bestaande contractanten en vraag hen om duplicaten van verloren facturen en corrigerende facturen uit te geven. Het niet voldoen aan deze voorwaarde leidt tot het verlies van het recht op btw-aftrek in de periode waarop de verloren documentatie betrekking heeft. Zelfs geen fout van het verlies van documenten ontslaat de ondernemer niet van de verplichting om duplicaten te hebben. Ten slotte is het de moeite waard erop te letten dat de eenvoudigste manier om de documentatie opnieuw te maken, is op basis van een ander document dat om veiligheidsredenen apart moet worden bewaard. Indien het ondanks alles toch niet mogelijk is dat de facturenset weer in het bezit van de ondernemer is, dient hij een correctie in te dienen van de aangifte voor de aangegeven factureringsperiode, die verband hield met de diefstal en rekening houdend met de financiële gevolgen.