Bedrijfsfiliaal, filiaal, vertegenwoordigingskantoor - hoe verschillen ze?

Onderhoud

Termen als vertegenwoordigingskantoor, bedrijfsfiliaal en dochteronderneming worden vaak door elkaar gebruikt. Is het juist? Niet noodzakelijk. Hoewel het lijkt alsof de verschillen ertussen verwaarloosbaar zijn en deze woorden in principe synoniemen zijn, laten zowel de bepalingen van Poolse rechtshandelingen als de jurisprudentie duidelijke verschillen tussen beide zien. Waar zijn ze precies op gebaseerd? We antwoorden in onderstaand artikel.

Bedrijfstak - definitie en kenmerken

Een filiaal, zoals een vertegenwoordigingskantoor, wordt gedefinieerd door de bepalingen van de wet van 6 maart 2018 betreffende de beginselen van deelname van buitenlandse ondernemers en andere buitenlandse personen aan economische omzet op het grondgebied van de Republiek Polen, en in het bijzonder in art. 3 punt 4:

Art 3. De in de wet gebruikte termen hebben de volgende betekenis: (...)

4) branche - een afzonderlijk en organisatorisch onafhankelijk onderdeel van de economische activiteit, uitgevoerd door de ondernemer buiten de zetel van de ondernemer of de hoofdvestiging (...).

Deze bepaling wordt uitgebreid door hoofdstuk 4 van de wet - Vestigingen van buitenlandse ondernemers, in het bijzonder art. 14, die zegt dat:

Artikel 14. 1. Met het oog op het uitoefenen van economische activiteiten op het grondgebied van de Republiek Polen mogen buitenlandse ondernemers uit de lidstaten bijkantoren vestigen met hun zetel op het grondgebied van de Republiek Polen.

2. Buitenlandse ondernemers anders dan vermeld in sec. 1 kan, voor de uitoefening van economische activiteit op het grondgebied van de Republiek Polen, op basis van wederkerigheid, tenzij geratificeerde internationale overeenkomsten anders bepalen, bijkantoren oprichten met hoofdkantoor op het grondgebied van de Republiek Polen.

Zoals u ziet, is een filiaal van een onderneming een eenheid die door een ondernemer is opgericht om op een andere plaats - in het land (bijvoorbeeld in een andere stad) of in het buitenland - zaken te doen. Een filiaal van een onderneming wordt opgericht om de productieactiviteiten uit te breiden - het is in de eerste plaats om te beginnen met de distributie van goederen of diensten die door de onderneming elders worden uitgevoerd. Belangrijk is dat ze precies hetzelfde moeten doen en in dezelfde branche moeten opereren als het moederbedrijf.

Bijkantoren van het bedrijf in andere landen worden opgericht in overeenstemming met de regels die zijn vervat in multilaterale internationale overeenkomsten (d.w.z. gesloten als onderdeel van samenwerking tussen landen van de Europese Unie of andere organisaties waarvan de leden meer dan twee landen zijn) of bilaterale overeenkomsten (meestal gesloten tussen EU- en aan hen grenzende niet-communautaire landen). Volgens de Poolse wet zijn ondernemers die filialen oprichten verplicht om deze in te schrijven in het ondernemersregister - ze kunnen pas een bedrijf starten na ontvangst van de bevestiging van de inschrijving.

Daarnaast moeten buitenlandse ondernemers verschillende andere verplichtingen nakomen, zoals aangegeven in de wet betreffende de beginselen van deelname van buitenlandse ondernemers en andere buitenlandse personen aan economische omzet op het grondgebied van de Republiek Polen. Het zou moeten:

  • de naam, achternaam en adres (in Polen) van de persoon die gemachtigd is om de buitenlandse ondernemer te vertegenwoordigen,

  • een door een notaris gewaarmerkt exemplaar van de handtekening van die persoon bijvoegen,

  • als het werkt op basis van de oprichtingsakte, het contract of de statuten, hun kopieën indienen bij de registers van het bijkantoor, samen met een gewaarmerkte vertaling in het Pools,

  • indien hij meer dan één filiaal in Polen heeft gevestigd, mogen de bovengenoemde documenten worden ingediend in de bestanden van een van de filialen, maar in de registratiebestanden van andere filialen, het filiaal waarin de aangegeven documenten zijn ingediend, samen met de rechtbank waar de dossiers zich bevinden, moeten worden vermeld, en het nummer van het filiaal in het register,

  • als het bestaat of zaken doet op basis van een inschrijving in het register - een uittreksel uit dit register indienen bij de registratiebestanden van het bijkantoor, samen met een beëdigde vertaling in het Pools,

  • als hij meer dan één filiaal heeft gevestigd op het grondgebied van de Republiek Polen, kunnen deze documenten worden ingediend in de bestanden van een van de filialen, maar kopieën van deze documenten moeten worden ingediend in de registratiebestanden van andere filialen en het filiaal in wiens dossiers de originelen van deze stukken zijn overgelegd, met vermelding van de rechtbank waar de dossiers zich bevinden en het nummer van het filiaal in het register.

Start een gratis proefperiode van 30 dagen zonder verplichtingen!

Bovendien moet hij tijdens het zakendoen:

  • om een ​​filiaal aan te wijzen, gebruikt u de oorspronkelijke naam van de buitenlandse ondernemer samen met de naam van de rechtsvorm van de ondernemer vertaald in het Pools en de woorden "filiaal in Polen" of "filiaal van het bedrijf in Polen",

  • een aparte boekhouding voor het bijkantoor in het Pools voeren in overeenstemming met de Poolse boekhoudregels,

  • aan de minister bevoegd voor economie alle wijzigingen in de feitelijke en juridische status te melden in het licht van de omstandigheden bedoeld in art. 91 alinea. 1 punt 2 (d.w.z. als de moedermaatschappij is geliquideerd of de ondernemer het recht om te exploiteren heeft verloren) binnen 14 dagen vanaf de datum van ontstaan.

Bijkantoren van buitenlandse ondernemingen staan ​​onder speciaal toezicht van de minister die verantwoordelijk is voor economie - hij kan zelfs een advies uitbrengen over de liquidatie van het bijkantoor. Dit gebeurt in de gevallen beschreven in art. 20 (1), waarin staat dat:

Artikel 20. 1. De minister geeft bij beschikking een verbod aan een buitenlandse ondernemer om in een bijkantoor een economische activiteit uit te oefenen, indien:

1) de buitenlandse ondernemer is in flagrante schending van de Poolse wet;

2) de liquidatie van een buitenlandse ondernemer die een filiaal heeft gevestigd is geopend, of de ondernemer heeft het recht om bedrijfsactiviteiten uit te oefenen verloren;

3) de activiteit van de buitenlandse ondernemer vormt een bedreiging voor de veiligheid of verdediging van de staat, de veiligheid van gerubriceerde informatie die is geclassificeerd als "vertrouwelijk" of hoger, of een ander hoger openbaar belang;

4) de buitenlandse ondernemer is geschrapt uit het register dat is aangegeven bij de inschrijving van het filiaal van de buitenlandse ondernemer in het ondernemersregister.

Bij het uitbrengen van een dergelijk besluit is de minister verplicht de vertegenwoordiger van de buitenlandse ondernemer op de hoogte te stellen van de verplichting om de liquidatieprocedure van het bijkantoor binnen een bepaalde termijn, niet korter dan 30 dagen, in te leiden en kopieën van de relevante documenten toe te zenden aan de bevoegde rechtbank. De bepalingen van het Wetboek van Handelsvennootschappen zijn zowel van toepassing bij vereffening door de minister als bij vrijwillige vereffening van een buitenlandse ondernemer.

Vertegenwoordiging - definitie en kenmerken

Vertegenwoordiging is ook gedefinieerd door de wetgever in de wet betreffende de beginselen van deelname van buitenlandse ondernemers en andere buitenlandse personen aan economische omzet op het grondgebied van de Republiek Polen en verwijst in de eerste plaats naar de kantoren van buitenlandse ondernemers. Volgens de bepalingen van de wet houden de vertegenwoordigingen zich niet bezig met productie, maar met reclame en promotie van de moederonderneming of het hele buitenland.

Dit betekent echter niet dat de Poolse wet minder eisen stelt aan entiteiten die een vertegenwoordigingskantoor in Polen willen vestigen. Op grond van art. 25, moeten zij zich inschrijven in het register van vertegenwoordigingen dat wordt bijgehouden door de minister bevoegd voor economie. Uitzonderingen zijn bijkantoren van buitenlandse banken of kredietinstellingen.

De inhoud van de in te dienen aanvraag is opgenomen in art. 26:

Art.26. 1. De aanvraag bedoeld in art. 25 sec. 1, is opgesteld in het Pools en bevat:

1) naam, zetel en rechtsvorm van de buitenlandse ondernemer;

2) het onderwerp van de economische hoofdactiviteit van de buitenlandse ondernemer;

3) naam en voornaam van de persoon die in het vertegenwoordigingskantoor bevoegd is om de buitenlandse ondernemer te vertegenwoordigen;

4) het adres van de zetel van het vertegenwoordigingskantoor op het grondgebied van de Republiek Polen.

2. De aanvraag gaat vergezeld van:

1) een officiële kopie van het document ter bevestiging van de inschrijving van de buitenlandse ondernemer, op basis waarvan de ondernemer economische activiteit uitoefent;

2) een officieel gewaarmerkt document met vermelding van het adres van de zetel van de buitenlandse ondernemer, de regels voor de vertegenwoordiging van de buitenlandse ondernemer en een aanduiding van de personen die gemachtigd zijn om hem te vertegenwoordigen, indien het document bedoeld in punt 1 niet de nodige informatie bevat in dit betreft;

3) een document ter bevestiging van de machtiging van de in de aanvraag vermelde persoon om de buitenlandse ondernemer te vertegenwoordigen in het vertegenwoordigingskantoor, met daarop de voor- en achternaam van de gemachtigde, hun geboortedatum, namen van hun ouders en het nummer van het identiteitsbewijs gebruikt door deze persoon op het grondgebied van de Republiek Polen, samen met een bevestiging van de aanvaarding van deze machtiging door een bevoegde persoon.

3. Indien de aanvraag vormgebreken bevat, roept de minister de aanvrager op deze aan te vullen binnen ten minste 7 dagen na de datum van levering van de aanvraag. De gestelde termijn voor aanvulling van de aanvraag kan, op gemotiveerd verzoek van de buitenlandse ondernemer ingediend voor het verstrijken van die termijn, worden verlengd. Indien de formele tekortkomingen niet binnen de gestelde termijn worden verholpen, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen (...).

De bovengenoemde documenten en bijlagen dienen in het Pools te worden voorgelegd, na te zijn voorzien van een apostille, d.w.z. een certificaat dat de vertaling is gemaakt door een beëdigd vertaler.

Belangrijk is dat niet altijd de redenen voor weigering van inschrijving in het register formele tekortkomingen zijn. De minister kan ook de toegang weigeren wanneer de vestiging van een vestiging een bedreiging zou vormen voor de veiligheid of de verdediging van de staat of de veiligheid van gerubriceerde informatie die als "vertrouwelijk" of hoger is geclassificeerd, of een ander zwaarwegend algemeen belang, of wanneer de activiteiten van het vertegenwoordigingskantoor zouden verder gaan dan reclame- of promotionele activiteiten.

Het runnen van een vertegenwoordigingskantoor legt bepaalde verplichtingen op aan de ondernemer. Het zou moeten:

  • om een ​​vertegenwoordigingskantoor aan te wijzen, gebruikt u de oorspronkelijke naam van de buitenlandse ondernemer samen met de rechtsvorm van de ondernemer vertaald in het Pools en de woorden "vertegenwoordigend kantoor in Polen",

  • een aparte boekhouding in het Pools bijhouden voor het vertegenwoordigingskantoor in overeenstemming met de Poolse regelgeving die deze kwestie regelt,

  • eventuele wijzigingen in de feitelijke en juridische status van de gegevens die hij verplicht was in de aanvraag op te nemen, bij de aanvang en voltooiing van de liquidatie van de buitenlandse ondernemer en bij het verlies van het recht van de buitenlandse ondernemer aan de minister bevoegd voor economie te melden om zakelijke activiteiten uit te voeren of over zijn eigendom te beschikken, binnen 14 dagen na de datum van deze gebeurtenissen.

Net als bij een bijkantoor kan de minister bevoegd voor economie een besluit tot liquidatie van een vertegenwoordigingskantoor uitvaardigen. Dit gebeurt wanneer:

  • zijn activiteit schendt op grove wijze de Poolse wet of de faciliteit heeft de wijzigingen vermeld in de bovenstaande paragraaf in punt 3 niet gemeld,

  • de liquidatie van de buitenlandse ondernemer is begonnen of hij het recht tot het uitoefenen van bedrijfsactiviteiten heeft verloren,

  • de activiteit van een buitenlandse ondernemer een bedreiging vormt voor de veiligheid of verdediging van de staat, de veiligheid van gerubriceerde informatie die is geclassificeerd als "vertrouwelijk" of hoger, of voor enig ander belangrijk openbaar belang.

De minister stelt de vertegenwoordiger van de buitenlandse ondernemer binnen 30 dagen op de hoogte van het uitbrengen van een dergelijk besluit en stuurt de kopieën van de documenten naar de bevoegde rechtbank. De bepalingen van het Wetboek van vennootschappen zijn van toepassing op de vereffening van vertegenwoordigingskantoren, behalve voor banken en kredietinstellingen.

Branch - definitie en kenmerken

Affiliate is de meest algemene term als het gaat om het vertegenwoordigen van zakelijke entiteiten. Bovendien is het niet opgenomen en gedefinieerd door enige rechtshandeling, maar het is gebruikelijk om een ​​dergelijke dochteronderneming te definiëren en door de wet en organisatie verbonden met de moederonderneming, maar met een eigen structuur en het uitvoeren van specifieke activiteiten. Hoewel uit deze definitie moeilijk is af te leiden wat een branche precies doet, is dit begrip zowel in de binnen- als buitenlandse jurisprudentie terug te vinden. Een voorbeeld is het arrest van het Europese Hof van Justitie over de registratie van bedrijfsfilialen in een lidstaat van de Europese Unie:

Het is in strijd met art. 52 en 58 van het EG-Verdrag, een dergelijke handeling van een lidstaat die erin bestaat een filiaal van een vennootschap die is opgericht in overeenstemming met de voorschriften van een andere lidstaat en die haar statutaire zetel in die staat heeft, te weigeren, ook al doet zij dat niet in die staat enige activiteit uitoefenen, indien het de taak van het bijkantoor is om de vennootschap in staat te stellen te opereren in het land waar het bijkantoor zal worden gevestigd en waar het niet voldoet aan de voorwaarden voor vestiging van de vennootschap, die in dat land zijn restrictiever met betrekking tot het vereiste minimum aandelenkapitaal.

Dit concept komt ook voor in de Poolse jurisprudentie, bijvoorbeeld in het arrest van de hoogste administratieve rechtbank van 8 april 2014, dossier ref. Ik OSK 210/14. Dit betekent dat een filiaal wordt gebruikt als een alternatieve term voor een filiaal - in de jurisprudentie wordt het gebruikt met betrekking tot vestigingen die actief zijn en een economische activiteit uitoefenen, niet alleen reclame of promotie.

Daarom, zoals uit de bovenstaande overwegingen volgt, betekenen de vestiging van de onderneming en het vertegenwoordigingskantoor niet hetzelfde - het eerste type vestiging houdt zich bezig met economische (productie)activiteit en soms distributie, terwijl de tweede term strikt van toepassing is op entiteiten die met reclame en promotie van niet alleen ondernemingen, maar ook hele entiteiten. Een filiaal daarentegen is een gebruikelijke en wat minder nauwkeurige definitie van een filiaal.