Pro forma vormt niet de basis voor het vastleggen van de aankoop van goederen

Website

In de circulatie van bedrijfsdocumenten komt het voor dat ondernemers pro forma facturen aantreffen, die meestal een voorlopig handelsdocument zijn dat aan de factuur voorafgaat. Dergelijke documenten vormen niet de basis voor de registratie van een economische gebeurtenis in belastingregisters. Kan de pro forma de basis zijn voor de erkenning van de aankoop van goederen, als deze activiteit niet wordt gefactureerd in dezelfde maand waarin de levering heeft plaatsgevonden? We bespreken in het artikel.

Pro forma factuur - is het een boekhoudkundig document?

Regeling van de minister van Financiën inzake het bijhouden van de belastingboekhouding van inkomsten en uitgaven in § 11 sec. 3 geeft een gedetailleerd overzicht van de documenten die de basis kunnen vormen voor het plaatsen van een economische gebeurtenis in de KPiR. In deze paragraaf wordt het pro forma niet genoemd, een dergelijk document kan dus niet de basis zijn voor een vermelding in de KPiR. Het standpunt wordt ook bevestigd door de staatssecretaris van het ministerie van Financiën, die in reactie op de interpellatie nr. 17615 aangeeft dat: “Een document dat een pro forma factuur wordt genoemd, is geen boekhoudkundige voucher. Het is een document dat wordt uitgegeven bij zakelijke transacties en kan bijvoorbeeld tot doel hebben de indiening van een aanbod of de aanvaarding van een order voor uitvoering te bevestigen. Het duidelijk markeren van dit document met pro forma woorden betekent dat het niet de waarde van een factuur kan worden toegekend in de zin van de btw-regelgeving, aangezien de entiteit die een dergelijk document afgeeft duidelijk aangeeft dat het geen factuur is ".

Belangrijk is dat het pro forma document een document kan zijn op basis waarvan de opdrachtnemer de mogelijkheid heeft om (geheel of gedeeltelijk) de bestelling te betalen, alsook om de koper te informeren over prijzen, enz. goederen) en informeert over de mogelijkheid van sluiting onder bepaalde voorwaarden.

Hoewel de pro forma factuur de meeste elementen van de handelsfactuur bevat, is het geen boekhoudkundig document en wordt het niet vastgelegd in de KPiR. Noch de afgifte van een pro forma factuur door de verkoper, noch de ontvangst ervan door de koper hebben fiscale gevolgen, dus er is geen reden om deze in het belastingboek op te nemen.

Hoe de aankoop van goederen verrekenen in de KPiR?

Zoals vermeld in § 16 lid 1 van de bovengenoemde van de regeling dient de aankoop van handelsgoederen en basismaterialen onmiddellijk na hun ontvangst in de KPiR te worden opgenomen, maar niet later dan vóór hun overbrenging naar het magazijn / verwerking of verkoop. Deze regel geldt voor belastingplichtigen die gebruik maken van de methode van kostenverantwoording in de KPiR: contant of overlopend.

Daarom, als de goederen samen met de verkoopfactuur worden ontvangen (het is een gewone verkoopfactuur, geen pro forma factuur) of later, moeten de goederen worden opgenomen in de KPiR op de datum waarop ze zijn gemaakt. De datum van betaling is de datum van afgifte van de factuur.

Aan de andere kant, als de belastingbetaler de goederen vóór de factuur ontvangt en de factuur na een maand wordt afgeleverd, is de belastingbetaler verplicht een gedetailleerde beschrijving van de gekochte goederen op te stellen. Het is de beschrijving die de basis zal zijn voor het herkennen van de aankoop in de KPiR. Dit document moet bevatten:

  • naam, achternaam (bedrijfsnaam) en afleveradres;

  • hoeveelheid (aantal), soort en prijs van de gekochte goederen;

  • aankoopwaarde van goederen;

  • datum en handtekening van de persoon die de goederen heeft aangenomen.

Indien na ontvangst van de factuur blijkt dat de waarde van de factuur niet overeenkomt met de waarde die is opgenomen in de opgestelde omschrijving, neemt de belastingplichtige het verschil in de KPiR op, maar onder de datum van ontvangst van de factuur.

Inkoop van goederen die handelsgoederen of basismaterialen zijn, dient u te melden in de 10e kolom van de KPiR - Aankoop van handelsgoederen en basismaterialen.

Pro forma factuur - kan het een gedetailleerde beschrijving van de goederen zijn?

Zoals hierboven vermeld, als de belastingplichtige handelsgoederen of basismaterialen heeft ontvangen zonder factuur, wordt de aankoop weergegeven in de KPiR op basis van de gedetailleerde omschrijving van de goederen. In dit geval kan de eerder ontvangen pro forma de aangegeven beschrijving vormen. Als het niet alle elementen bevat, kan de belastingplichtige ze op een bepaald document invullen en op basis daarvan de aankoop aantonen in de KPiR.

Samengevat is de verkoopfactuur de basis voor het boeken van de inkoop van goederen. Tegelijkertijd, als de belastingplichtige handelsgoederen of basismaterialen ontvangt voordat de factuur wordt verstrekt, wordt de aankoop opgenomen in de KPiR op basis van een zelf opgestelde beschrijving van de gekochte goederen, die een pro forma kan zijn (indien aangevuld met ontbrekende elementen van de beschrijving).